AEO – customs cooperation to detect, report and react to suspicious activities: comunicazione degli eventi sospetti alla dogana tra compliance e prove per il trust and check trader

L’Agenzia delle dogane e monopoli con un proprio avviso ha informato gli operatori che la DG TAXUD ha pubblicato le linee guida “AEO – customs cooperation to detect, report and react to suspicious activities”. Lo scopo di questo documento è promuovere la cooperazione e lo scambio di informazioni tra l’operatore economico, la sua supply chain e le autorità doganali.

Si legge infatti: “ The present initiative is building on the existing cooperation between Authorised Economic Operators (AEOs) and customs authorities, aiming to deepen the level of collaboration and information sharing, enabling customs authorities to better target and prevent illicit activities. Nevertheless, all economic operators are encouraged to follow the same approach of information sharing to ultimately contribute to a safer, more secure, and more compliant trade environment”.

Le autorità doganali dovrebbero:

1. ideare modalità per stabilire un flusso bidirezionale di informazioni con gli operatori economici  e aiutarli a migliorare le proprie capacità complementari di rilevamento.
2. rafforzare la condivisione delle informazioni, che consentirebbe agli operatori economici di segnalare tempestivamente ed efficacemente alle autorità doganali qualsiasi attività sospetta, come la movimentazione non autorizzata di merci, i movimenti sospetti e altre attività illecite o anomalie.;
3. adottare un approccio graduale per intensificare lo scambio di informazioni, iniziando con misure preliminari quali la firma di Memorandum d’intesa (MoU) con gli operatori commerciali di fiducia, sviluppando ulteriormente canali di comunicazione sicuri e stabilendo protocolli chiari per la condivisione dei dati.

Nell’attuazione di tali misure, è essenziale tenere conto del quadro giuridico pertinente, comprese le norme del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), per garantire che tutte le attività di scambio di informazioni siano condotte in modo lecito e sicuro, favorendo così la fiducia e la cooperazione tra le autorità doganali e il settore privato.

La guida pubblicata dalla DG TAXUD sottolinea, però, che già ora gli operatori economici AEO dispongono di canali di comunicazione consolidati con le autorità doganali. In questa prospettiva, è già possibile sfruttare questi sistemi di comunicazione allo scopo di facilitare la condivisione di informazioni su attività sospette, movimentazione non autorizzata di merci e altri potenziali rischi.

Infatti, l’operatore economico per diventare AEO e mantenere tale status deve dimostrare di disporre di procedure per:

• la notifica alla dogana in caso di difficoltà di conformità doganale e deve aver designato una persona di contatto responsabile della notifica alle autorità doganali. È necessario impartire istruzioni formali ai dipendenti coinvolti nella catena di approvvigionamento al fine di prevenire possibili difficoltà di conformità ai requisiti doganali.
• Notificare le difficoltà riscontrate devono essere segnalate alla/e persona/e responsabile/i designata/e e/o ai suoi/loro sostituti;
• Gestire in modo adeguato la propria sicurezza informatica ed industriale;
• Informare le autorità doganali di ogni elemento che possa mettere in dubbio il mantenimento dell’AEO.

La notifica di un’attività sospetta dovrebbe preferibilmente includere:

• La descrizione della transazione irregolare, dell’attività sospetta o della gestione non autorizzata delle merci
• Il luogo, la data e l’ora del rilevamento;
• L’identificazione delle parti coinvolte, se possibile, o il maggior numero possibile di informazioni che aiutino a identificare tali parti (descrizione delle persone, delle organizzazioni coinvolte, ecc.);
• I mezzi di trasporto (ad es. veicoli, container, navi, aeromobili) e/o le operazioni online coinvolti;
• Qualsiasi altro dettaglio rilevante o documentazione di supporto.

Inoltre, nell’ambito della cooperazione con le autorità doganali, gli operatori autorizzati possono ulteriormente migliorare l’efficacia del processo di condivisione delle informazioni assumendo ulteriori impegni

In questo contesto si inseriscono i seguenti principi:

1. Promozione della whistleblowing nelle società

L’istituzione di sistemi interni di segnalazione delle irregolarità all’interno dell’azienda è considerata una buona prassi per prevenire le infiltrazioni nella catena di fornitura, in quanto fornisce un meccanismo sicuro e riservato che consente ai dipendenti di segnalare preoccupazioni o sospetti su potenziali illeciti, permettendo l’identificazione e la mitigazione tempestiva dei rischi.

Inoltre, anche i meccanismi di segnalazione esterni sono importanti, poiché possono fornire un canale alternativo per segnalare attività sospette, in particolare quando sussiste incertezza sulla presenza di cospiratori interni all’azienda, migliorando ulteriormente la sicurezza e l’integrità delle catene di fornitura;

2. Cooperazione continua nella gestione dell’autorizzazione AEO

Per promuovere un approccio collaborativo, il potenziamento dei meccanismi di controllo interno degli AEO può migliorare significativamente sia la conformità che il monitoraggio efficace dello status AEO da parte dei titolari dell’autorizzazione.

3. Approccio dinamico nella gestione degli sforzi collaborativi

Per mantenere una collaborazione solida ed efficace e un aggiornamento regolare di queste linee guida che rispondano al modus operandi in continua evoluzione degli attori illeciti, è fondamentale che la partnership tra le autorità doganali e gli operatori economici rimanga dinamica, agile e adattiva.

Le linee guida “AEO – customs cooperation to detect, report and react to suspicious activities” dimostrano come l’AEO rappresenti un’autorizzazione che qualifica il titolare (elemento soggettivo passivo dell’obbligazione doganale) come soggetto affidabile alla luce della dimostrazione, da parte di quest’ultimo, del controllo dei processi aziendali che direttamente o indirettamente impattano sulla formazione del debito doganale e su altri obblighi anche non prettamente fiscali.

APPROFONDIMENTI:

La natura giuridica dell’AEO. Brevi considerazioni sulla diligenza qualificata

A.Elia G.Giannusa Riforma doganale e accise: tutto su obblighi, controlli e sanzioni con casi pratici e aggiornamenti normativi con focus su SOAC, AEO e compliance aziendale;