AEO, authorized economic operator e sistema di controllo interno
Le linee guida unionali sull’AEO (TAXUD/B2/047/2011 – Rev. 6) nel proprio allegato 2 descrivono i rischi legati ad un controllo inadeguato all’interno dell’azienda del richiedente sui processi aziendali.
In primo luogo, segnalano che a causa dell’assenza o della debolezza delle procedure di controllo interno sono possibili: le frodi e attività non autorizzate o illegali; la registrazione errata e/o incompleta delle transazioni nel sistema contabile; le informazioni inesatte e/o incomplete nelle dichiarazioni doganali e in altre dichiarazioni alle dogane.
Le soluzioni che suggeriscono sono: a) Nominare un responsabile della qualità incaricato delle procedure e dei controlli interni dell’azienda; b) informare esaustivamente ciascun capo servizio dei controlli interni del proprio servizio; c) registrare le date dei controlli interni o degli audit e rettificare le carenze individuate tramite azioni correttive; d) notificare alle autorità doganali la scoperta di frodi o di attività non autorizzate o illegali; e)mettere a disposizione del personale interessato le pertinenti procedure di controllo interno; f) creare una cartella/un file in cui ciascun tipo di merci è collegato alle rispettive informazioni doganali (codice tariffario, aliquote dei dazi doganali, origine e regime doganale), in funzione del volume delle merci; g) nominare uno o più responsabili della gestione e dell’aggiornamento della normativa doganale applicabile (inventario della regolamentazione); h)informare e sensibilizzare il personale sulle inesattezze e su come si possa impedire che si verifichino; i )disporre di procedure per la registrazione e la rettifica degli errori e delle operazioni in atto.
Inoltre, nel QAV (questionario di autovalutazione ai fini AEO) il quesito da considerare è il 3.3 per cui: “Descrivere brevemente le procedure di controllo dei supporti informatici (dati principali o master file). Dal vostro punto di vista, in che maniera tali procedure coprono i seguenti rischi: a) Registrazione errata e/o incompleta delle transazioni nel sistema contabile. b) Uso di dati permanenti errati o non aggiornati come il numero di articoli e i codici tariffari. c) Controllo inadeguato dei processi aziendali all’interno dell’impresa del richiedente”.
Nell’ambito della normazione ISO i riferimenti sono ISO 9001:2015, sezioni 5, 6, 7 e 8