AEO, authorized economic operator e flusso delle merci
Le linee guida unionali sull’AEO (TAXUD/B2/047/2011 – Rev. 6) nel proprio allegato 2 descrivono i rischi legati alla gestione del flusso di merci.
In tale ambito, descrivono un rischio principale indicato come “l’assenza di controllo sui movimenti delle scorte offre la possibilità di aggiungere alle scorte merci pericolose e/o legate al terrorismo e di far uscire merci senza la debita registrazione.” Al riguardo, le linee guida suggeriscono, come soluzione, quanto segue: “Informare il personale interessato e presentare la dichiarazione secondo il calendario previsto; registrare i movimenti delle scorte; verificare periodicamente la corrispondenza delle scorte; prevedere disposizioni per indagare su discordanze delle scorte. prevedere la possibilità di distinguere nel sistema informatico se le merci sono state sdoganate o se sono ancora soggette a dazi e imposte ”.
Per le merci in entrata, indicano come condotta rischiosa la “Mancanza di coerenza tra le merci ordinate, quelle ricevute e le registrazioni nelle scritture contabili”; per il magazzino l’assenza di controllo sui movimenti delle scorte, per la produzione la “mancanza di controllo sulle scorte utilizzate nel processo di fabbricazione” per le merci in uscita “ la discordanza fra le registrazioni di magazzino e le scritture contabili”.
Con riferimento alle tematiche indicate, le linee guida unionali propongono le seguenti soluzioni: a “Registrare le merci in entrata; verificare la corrispondenza tra gli ordini di acquisto e le merci ricevute; prevedere disposizioni per la restituzione delle merci, per contabilizzare e comunicare spedizioni in difetto e in eccesso e per individuare e correggere registrazioni errate nella contabilità di magazzino; formalizzare le procedure di importazione; effettuare periodicamente inventari; svolgere controlli puntuali della coerenza tra merci in uscita e merci in entrata; rendere sicure le zone di magazzinaggio (protezione esterna speciale, procedure speciali di accesso) per evitare la sostituzione delle merci; b) “ripartire chiaramente le zone di magazzinaggio; verificare periodicamente gli inventari delle scorte; rendere sicure le zone di magazzinaggio per evitare la sostituzione delle merci”; c) “Monitorare e controllare la gestione del tasso di rendimento; controllare le variazioni della produzione, gli scarti, i sottoprodotti e le perdite; rendere sicure le zone di magazzinaggio per evitare la sostituzione delle merci“; d) “nominare persone responsabili di autorizzare/sorvegliare il processo di vendita/rivendita; formalizzare le procedure di esportazione; effettuare un controllo prima del rilascio per confrontare l’ordine di rilascio con le merci da caricare; prevedere disposizioni applicabili in caso di irregolarità, spedizioni in difetto e variazioni; disporre di procedure standard in caso di restituzione di merci – ispezione e registrazione; controllare l’appuramento della dichiarazione nel caso di regimi doganali economici“
I riferimenti al QAV (questionario di autovalutazione per l’AEO) sono i quesiti di cui ai puti 3.4 che si riferiscono a quanto segue: a) Descrivere brevemente la procedura di registrazione (fisicamente e nelle scritture) del flusso di merci dal loro arrivo, passando per il magazzinaggio fino alla fabbricazione e alla spedizione. Chi archivia i dati e dove vengono conservati?; b) Descrivere brevemente le procedure attuate per il controllo del livello delle scorte, inclusa la frequenza di tali controlli e le modalità di gestione delle discrepanze.
Invece per in ambito ISO si ricordi la norma ISO 9001:2015, sezione 6.