AEO,SOAC, accise e linee guida dei commercialisti sull’organismo di vigilanza

La responsabilità amministrativa dell’ente (decreto legislativo n.231/2001) assume un ruolo sempre più centrale nella compliance doganale (AEO) e in quella relativa alla disciplina delle accise (in cui si annovera anche il SOAC).

Per tale ragione si intende dedicare attenzione e spazio alle “linee guida per lo svolgimento delle funzioni dell’organismo di vigilanza ex d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 dell’Osservatorio Nazionale sul D.lgs. 231/2001” (istituito dal CNDCEC Consiglio nazionale dei commercialisti) le quali rappresentano uno strumento aggiornato, concreto e facilmente applicabile, che considera l’evoluzione della normativa, della prassi operativa e della giurisprudenza maturata in oltre vent’anni su questa materia.

Forniscono, come si vedrà nel prosieguo, strumenti operativi di riferimento per lo svolgimento delle funzioni dell’OdV, anche mediante osservazioni utili per l’analisi delle scelte adottate, nonché per la valutazione delle problematiche interpretative che più spesso emergono nella prassi.

Inizio e cessazione dell’incarico

L’organismo di vigilanza è nominato dall’organo amministrativo; è però possibile che la nomina dell’Organismo sia deliberata dall’assemblea e le sue funzioni possono essere svolte dal collegio sindacale. Può essere supportato da un comitato di controllo e rischi.

Secondo l’articolo 6 del decreto legislativo 231/2021 l’OdV:

vigila sul funzionamento e l’osservanza dei modelli organizzativi;
cura l’aggiornamento dei modelli organizzativi al fine di garantirne la conformità normativa ovvero l’adeguatezza a prevenire la commissione dei reati previsti dal decreto 231/2021

L’organismo di vigilanza può avere una composizione monocratica o collegiale, in ragione delle caratteristiche dimensionali e organizzative dell’ente, nonché della complessità del rischio da presidiare. Secondo le “linee guida per lo svolgimento delle funzioni dell’organismo di vigilanza ex d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 dell’Osservatorio Nazionale sul D.lgs. 231/2001 “ la soluzione più efficace sembra essere quella di una composizione plurisoggettiva dell’Organismo, che combina soggetti interni (es. responsabile compliance, responsabile internal audit, funzione legale, amministratore indipendente, sindaco) ed esterni (consulenti, esperti), ferma restando la verifica dell’assenza di conflitti d’interesse e dell’adeguatezza delle competenze. Tale configurazione garantisce un equilibrio tra conoscenza interna dell’ente e competenza specialistica esterna”.

Organismo di vigilanza deve accettare l’incarico mediante dichiarazione scritta con la quale attesta il possesso dei requisiti di

autonomia; libertà di azione e autodeterminazione dell’OdV, sia come disponibilità di strumenti adeguati al suo efficace funzionamento. L’OdV, quindi, deve essere libero da interferenze o condizionamenti interni, in particolare da parte dell’organo dirigente. Per garantire la necessaria autonomia dell’OdV, è fondamentale che esso non svolga funzioni operative o gestionali; infatti, se fosse coinvolto nelle decisioni aziendali, esso rischierebbe di compromettere la propria obiettività nelle verifiche sul rispetto del Modello organizzativo. Per essere realmente autonomo, l’OdV deve disporre di tutti i poteri necessari per svolgere le proprie funzioni in modo efficace, senza subire interferenze o condizionamenti da parte dell’ente.
indipendenza: ò costituita dall’equilibrio psicologico e intellettuale, che consente ai membri dell’OdV di esercitare la propria funzione in modo imparziale, senza influenze interne che possano comprometterne l’efficacia. Se l’OdV ha una composizione collegiale mista, includendo sia soggetti interni che esterni, l’indipendenza assoluta non può essere richiesta a tutti i componenti interni: per questo, l’indipendenza dell’OdV deve essere valutata nel suo insieme.
onorabilità:si riferisce ai precedenti giudiziari dei membri dell’OdV;
professionalità: l’Odv deve possedere elevato livello di professionalità, combinando competenze tecniche e giuridiche per svolgere in modo efficace la propria funzione di controllo e prevenzione dei rischi-reato mappati nel Modello organizzativo adottato dall’ente, in conformità con il D.lgs. 231/2001. L’OdV deve essere, quindi, un organismo altamente qualificato, in grado di assicurare lo svolgimento della funzione con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico.

L’organismo di vigilanza deve svolgere con continuità le proprie funzioni dovrebbe avere una durata stabilita in modo chiaro e con la previsione di proroghe; è necessaria altresì la formalizzazione di decadenza e revoca.

Attività di vigilanza: obiettivi e funzioni

Le linee guida per lo svolgimento delle funzioni dell’organismo di vigilanza ex d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 dell’Osservatorio Nazionale sul D.lgs. 231/2001 evidenziano come tale organo debba:

valutare, nel tempo, l’attualità, l’adeguatezza e la funzionalità del Modello, specialmente in relazione: o all’effettiva conformità alla natura, alle dimensioni, al sistema di amministrazione e controllo, alla struttura organizzativa (articolazione delle competenze e dei poteri gestori) e alla tipologia delle attività dell’ente;
all’individuazione delle attività a rischio reato (cd. mappatura dei rischi) e delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
alla previsione di specifici protocolli diretti a programmare l’elaborazione e l’attuazione delle decisioni in relazione ai reati da prevenire;
o alla previsione di obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo medesimo; o alla previsione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello; o all’attivazione e al funzionamento di adeguati canali di segnalazione interna;
monitorare:
l’efficace attuazione del Modello, con riferimento all’effettività dei controlli, al rispetto dei protocolli di comportamento e delle misure in esso indicate, allo scambio dei flussi informativi, all’inserimento di apposite clausole nei contratti con i terzi e all’eventuale applicazione di sanzioni disciplinari nel caso di violazione da parte degli organi competenti;
lo svolgimento di periodiche attività di formazione o informazione degli apicali e del personale aziendale e la relativa formalizzazione attraverso appositi documenti, promuovendo iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione delle misure indicate nel Modello;
invitare l’organo amministrativo ad avviare l’azione disciplinare a fronte di riscontrate violazioni del Modello da parte del personale aziendale o di terzi, ovvero esprimere il proprio parere ove interpellato dagli organi societari competenti all’irrogazione delle medesime sanzioni disciplinari.

L’OdV deve svolgere le proprie funzioni mediante:

– analisi dei flussi informativi (periodici o ad evento);

– acquisizioni documentali;

– richieste di informazione o audizioni (periodiche o ad evento) del personale responsabile di attività a rischio o di funzioni di controllo (es. compliance, audit, ecc.);

– verifiche su singole operazioni o attività societarie;

– scambi informativi (periodici o ad evento) con l’organo amministrativo e con altri organi di controllo (es. Collegio Sindacale e Società di revisione) ovvero con il gestore delle segnalazioni interne.

Nell’esercizio di queste funzioni, l’OdV deve:

segnalare all’organo amministrativo la necessità di apportare modifiche o aggiornamenti del Modello, eventualmente formulando anche proposte in merito nelle seguenti ipotesi:
significative violazioni delle relative prescrizioni da intendersi come quelle che, per qualità, gravità, modalità di commissione o reiterazione, a prescindere dall’applicazione di sanzioni disciplinari, evidenzino la necessità di apportare modifiche al Modello al fine di garantirne adeguatezza e/o funzionalità;
mutamenti nell’organizzazione o nell’attività che incidono su natura, tipologia o intensità dei rischi-reato e/o sul funzionamento dei presidi di controllo (es. acquisizioni o trasformazioni societarie, fusioni per incorporazione, apertura di nuove aree di business, assunzione o dimissione di personale impiegato in attività a rischio e/o responsabile di funzioni di controllo, ecc.);
mutamenti normativi, direttamente o indirettamente rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 (es. introduzione o modifica di reati-presupposto ovvero di normative di settore dagli stessi esplicitamente o implicitamente richiamati).

Da ciò discende che il MOG (Modello organizzazione e gestione) deve essere aggiornato attraverso: – il costante monitoraggio della normativa;

– l’analisi delle risultanze delle attività di vigilanza;

– la motivata segnalazione all’organo amministrativo circa la necessità di apportare modifiche o aggiornamenti al Modello;

– la verifica dell’adeguatezza dell’aggiornamento del Modello prima della sua approvazione da parte dell’organo amministrativo;

– la verifica dello svolgimento di adeguata attività informativa e formativa al personale sulle modifiche e/o sugli aggiornamenti del MOG.

E’ compito dell’OdV gestire la pianificazione dell’attività di verifica definendo ex ante l’insieme delle attività di presidio, le relative priorità, le modalità di attuazione e gli strumenti di verifica, garantendo che tale azione non si riduca a un controllo episodico, ma si configuri come un presidio strutturale e permanente di legalità aziendale.

Inoltre, il piano delle verifiche è elaborato annualmente o – più raramente – su base pluriennale, in coerenza con la mappatura dei rischi-reato e con l’evoluzione organizzativa dell’ente

E’ pertanto evidente che seguire gli aggiornamenti ed approfondimenti di doganasostenibile rappresenta un buon esercizio per poter mantenere aggiornata la compliance rispetto al decreto legislativo 231 del 2001.