Trust & Check Trader e Modello 231: perché integrare i sistemi di controllo aziendale
Dal risk assesment al risk management
L’introduzione dello status di Trust & Check Trader (operatore economico di fiducia e certificato) nell’ambito della riforma doganale europea offre alle imprese l’occasione per ripensare i propri sistemi di controllo interno.
Il nuovo modello di operatore economico affidabile richiede infatti un’organizzazione in grado di assicurare elevati standard di conformità normativa, una gestione strutturata delle operazioni commerciali e logistiche e la disponibilità di informazioni aggiornate e verificabili.
Questi requisiti si inseriscono in un contesto che presenta numerose analogie con il sistema di prevenzione delineato dal D.Lgs. 231/2001.
Quest’ultimo, attraverso il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC), richiede all’impresa di individuare le aree a rischio, definire regole operative e predisporre controlli idonei a prevenire la commissione dei reati presupposto.
Le aree di rischio comuni
L’integrazione tra i due sistemi può svilupparsi soprattutto attraverso l’analisi di alcune aree aziendali.
- Gestione delle operazioni doganali e dei rischi tributari
Le attività di importazione ed esportazione possono comportare rischi connessi alla correttezza della documentazione, alla classificazione delle merci, alla determinazione del valore doganale e all’applicazione del trattamento fiscale.
In presenza dei presupposti previsti dalla legge, eventuali condotte illecite possono assumere rilevanza anche ai sensi delle fattispecie di reato tributario incluse nel catalogo del D.Lgs. 231/2001.
- Gestione dei fornitori e degli intermediari
La selezione e il monitoraggio di spedizionieri, rappresentanti doganali, fornitori e partner commerciali costituiscono un altro ambito fondamentale.
La verifica dell’affidabilità dei soggetti terzi, la formalizzazione degli incarichi e la definizione di responsabilità contrattuali possono contribuire a ridurre i rischi di coinvolgimento dell’impresa in condotte illecite.
- Tracciabilità documentale e sistemi informatici
La disponibilità di sistemi informatici che consentano di ricostruire i flussi commerciali e documentali rappresenta un elemento centrale del nuovo paradigma doganale.
La stessa tracciabilità assume rilievo nell’ambito del Modello 231, soprattutto con riferimento alla prevenzione dei reati informatici, societari e tributari.
- Controlli interni e flussi autorizzativi
È importante che le attività di classificazione, dichiarazione, contabilizzazione e pagamento siano disciplinate da procedure chiare, con adeguata segregazione delle funzioni e controlli sulle operazioni maggiormente esposte a rischio.
Come integrare concretamente Trust & Check e Modello 231
L’integrazione può essere realizzata attraverso un percorso articolato in cinque fasi:
- Mappatura dei processi: individuare tutte le attività doganali, commerciali, logistiche e amministrative rilevanti.
- Risk assessment integrato: verificare quali rischi doganali possano assumere anche rilevanza ai fini del D.Lgs. 231/2001.
- Predisposizione dei protocolli: definire procedure operative, controlli preventivi, responsabilità e poteri autorizzativi.
- Tracciabilità e conservazione: assicurare la disponibilità di evidenze documentali e informatiche idonee a ricostruire le operazioni.
- Monitoraggio e aggiornamento: prevedere verifiche periodiche sull’effettiva applicazione delle procedure e sull’adeguatezza del sistema.
Il ruolo della governance aziendale
L’integrazione non deve tradursi nella semplice sovrapposizione di procedure.
È necessario che il sistema doganale e il Modello 231 dialoghino attraverso una struttura organizzativa coerente, nella quale siano chiaramente definiti i compiti delle funzioni aziendali coinvolte.
In particolare, l’area amministrativa, quella fiscale, la funzione logistica, l’ufficio acquisti e la funzione compliance dovrebbero operare secondo regole condivise.
Il risultato è un sistema nel quale i controlli doganali non costituiscono un elemento isolato, ma diventano parte integrante del sistema di controllo interno.
I riferimenti normativi di maggiore pregio in merito all’operatore economico di fiducia e certificato sono da ricercare nel regolamento UE 2026/2108 regolamento (ue) 2026/2108 del parlamento europeo e del consiglio del 16 settembre 2026 che istituisce il codice doganale dell’Unione e l’Autorità doganale dell’Unione europea e abroga il regolamento (UE) n. 952/2013.
Per terminare e a titolo di esempio si ricorda il considerando n.18 del suddetto regolamento per cui “I cambiamenti dei processi doganali e delle modalità operative delle autorità doganali necessitano di un nuovo partenariato tra le autorità doganali e gli operatori economici, in particolare il regime degli operatori economici di fiducia e certificati. I criteri e le condizioni per diventare un operatore economico di fiducia e certificato dovrebbero fondarsi sui criteri per lo status di operatore economico autorizzato, ma dovrebbero anche garantire che l’operatore sia considerato trasparente per le autorità doganali. È pertanto opportuno imporre agli operatori economici di fiducia e certificati di fornire alle autorità doganali l’accesso ai loro sistemi elettronici che tengono traccia della conformità e dei movimenti delle merci, a condizione che tale accesso sia proporzionato e strettamente necessario. Tale trasparenza dovrebbe essere accompagnata da taluni vantaggi, che possono includere la possibilità di svincolare le merci per conto delle autorità doganali senza la necessità di un intervento attivo delle stesse, fatto salvo il caso in cui sia richiesta un’approvazione preliminare allo svincolo da altre normative applicate dalle autorità doganali, e di differire il pagamento dell’obbligazione doganale. Lo status di operatore economico di fiducia e certificato non dovrebbe essere concesso a persone che hanno commesso violazioni ripetute o gravi di altre normative applicate dalle autorità doganali.