Trust & Check Trader, Organismo di Vigilanza (OdV) e supply chain: il nuovo ruolo dei controlli preventivi
L’affidabilità dell’impresa passa anche dalla catena di fornitura
La trasformazione del sistema doganale europeo pone al centro un tema fondamentale per le imprese: la capacità di garantire la conformità non soltanto delle proprie attività interne, ma anche dei processi e dei rapporti commerciali che coinvolgono soggetti esterni.
Il Trust & Check Trader si fonda infatti su un modello di affidabilità che richiede un elevato livello di controllo delle operazioni e dei flussi di merci, accompagnato dalla disponibilità di informazioni attendibili e aggiornate.
La gestione della supply chain assume pertanto un’importanza strategica.
L’impresa deve essere in grado di conoscere i propri interlocutori commerciali, verificare l’attendibilità delle informazioni ricevute e individuare eventuali anomalie nei flussi documentali, finanziari e logistici.
Queste esigenze presentano importanti connessioni con il sistema di prevenzione delineato dal D.Lgs. 231/2001.
La responsabilità dell’ente e il rischio derivante dai rapporti con terzi
L’articolo 5 del D.Lgs. 231/2001 individua i presupposti per l’attribuzione della responsabilità all’ente in relazione ai reati commessi, nel suo interesse o a suo vantaggio, da soggetti apicali o da persone sottoposte alla loro direzione o vigilanza.
La disciplina non introduce una responsabilità automatica dell’impresa per qualsiasi illecito commesso da un fornitore o da un partner commerciale.
Tuttavia, i rapporti con soggetti terzi possono rappresentare un’area di rischio quando si inseriscono nei processi aziendali e coinvolgono persone che operano nell’organizzazione o sotto la sua direzione o vigilanza.
Si pensi, ad esempio, a operazioni commerciali caratterizzate da documentazione non attendibile, movimentazioni finanziarie anomale, fatturazioni irregolari o rapporti con controparti coinvolte in attività illecite.
A seconda delle circostanze, tali situazioni possono intercettare fattispecie di reato rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001.
Tra queste meritano attenzione:
- i reati tributari;
- i reati di riciclaggio e autoriciclaggio;
- i delitti di ricettazione;
- i reati societari;
- i delitti informatici;
- i reati contro la pubblica amministrazione, quando siano coinvolti rapporti con soggetti pubblici.
La valutazione deve naturalmente essere effettuata sulla base delle singole fattispecie incluse nel catalogo dei reati presupposto.
L’Organismo di Vigilanza: un presidio anche per i rischi doganali
In questo scenario assume particolare rilevanza il ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV).
L’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001 attribuisce all’OdV il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento, attraverso autonomi poteri di iniziativa e controllo.
Il rafforzamento dei processi di compliance doganale può quindi richiedere una riflessione anche sull’attività di vigilanza.
In particolare, l’OdV dovrebbe poter ricevere informazioni sulle anomalie significative riscontrate nella gestione delle operazioni doganali, sulle violazioni delle procedure interne e sulle criticità emerse nei rapporti con i partner commerciali.
Non si tratta di attribuire all’OdV la gestione operativa delle pratiche doganali, che rimane di competenza delle funzioni aziendali responsabili, ma di assicurare che i rischi rilevanti per il Modello 231 siano adeguatamente monitorati.
Le misure organizzative da adottare
Per costruire un sistema integrato di prevenzione, le imprese possono intervenire su diversi livelli:
Due diligence sui partner commerciali
Prevedere verifiche preliminari e periodiche sull’affidabilità dei fornitori, degli intermediari e degli operatori coinvolti nella catena logistica.
Procedure contrattuali
Inserire clausole di compliance, obblighi di collaborazione, impegni di trasparenza e meccanismi di segnalazione delle irregolarità.
Flussi informativi verso l’OdV
Definire specifici flussi informativi relativi alle anomalie doganali, alle contestazioni delle autorità, alle violazioni delle procedure e agli eventi potenzialmente rilevanti ai fini 231.
Controlli documentali e informatici
Garantire la tracciabilità delle operazioni e la coerenza tra documentazione commerciale, contabile, logistica e doganale.
Formazione del personale
Sensibilizzare i dipendenti sulle responsabilità connesse alla gestione delle operazioni internazionali, alla correttezza delle dichiarazioni e al rispetto delle procedure aziendali.
Verso un sistema integrato di controllo della supply chain
Il Trust & Check Trader offre una prospettiva interessante anche per l’evoluzione dei Modelli 231.
L’affidabilità richiesta in ambito doganale può diventare uno stimolo per sviluppare sistemi di controllo più evoluti, nei quali la prevenzione degli illeciti, la gestione dei rapporti con terzi e la tracciabilità delle operazioni siano elementi strettamente collegati.
In questo senso, la compliance non riguarda più soltanto il rispetto delle singole disposizioni normative, ma diventa una componente essenziale della gestione aziendale.
L’impresa affidabile è quella che non si limita a dichiarare la propria conformità, ma è in grado di dimostrarla attraverso processi verificabili, responsabilità definite e controlli effettivamente funzionanti.