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AEO e processi di controllo interni: considerazioni operative per una compliance condivisa ed effettiva

Maggio 14, 2024 /

L’AEO (operatore economico autorizzato o authorized economic operator) è l’unica autorizzazione, di natura esclusivamente unionale che modifica l’elemento soggettivo passivo dell’obbligazione doganale. Infatti rende affidabile il suo titolare. Attribuisce un carattere dell’operatore economico che consente il godimento di una serie di benefici.

In linea con la normativa unionale e nazionale, l’AEO è un’autorizzazione basata:

  • sul monitoraggio interno, costante e tracciato delle funzioni aziendali che afferiscono direttamente o indirettamente alle attività doganali dell’operatore economico;
  • su un audit di natura complessiva e sviluppato rispetto alle peculiarità dimensionali del soggetto istante e del suo business aziendale che impatta sulla normativa doganale.

In particolare, nell’allegato 2 degli orientamenti AEO a pagina 205 viene espressamente indicata necessita di: “…Attuare procedure formali per gestire/seguire ciascuna attività doganale e per categorizzare determinati clienti (classificazione delle merci, origine, valore, ecc.). Tali procedure sono intese a garantire la continuità del servizio doganale in caso di assenza del personale assegnato; utilizzare le informazioni tariffarie vincolanti (ITV) che fissano i dazi e le tasse all’importazione e la regolamentazione applicabile (nei settori sanitario, tecnico, di politica commerciale, ecc.); utilizzare informazioni vincolanti in materia di origine (IVO) che esprimono il parere dell’amministrazione sui seguenti aspetti: l’origine del prodotto che si intende importare o esportare, soprattutto quando i vari stadi di produzione hanno avuto luogo in paesi diversi; se ricevere o no il trattamento preferenziale a norma di una convenzione o di un accordo internazionale; stabilire procedure formali per la determinazione e la dichiarazione del valore in dogana (metodo di valutazione, calcolo, riquadri della dichiarazione da compilare e documenti da presentare); attuare procedure per la notifica di irregolarità alle autorità doganali…”.

Queste linee guida riconducono ad un approccio, ribadito nei predetti orientamenti, di risks assessment il quale, per quanto riguarda l’aspetto doganale richiede che:

  1. il processo di classificazione venga analizzato e studiato rispetto alla presenza di ITV, processi per definire la corretta voce doganale, procedure di revisione dell’attività svolta. Nel questionario di autovalutazione la classificazione viene richiesta nei seguenti quesiti: dal quesito 1.3.2 del QAV per cui:
  • “…a) In che modo e da chi viene decisa la classificazione tariffaria delle merci? b) Quali misure di garanzia della qualità vengono attuate per garantire la correttezza delle classificazioni tariffarie (per es. controlli, controlli di plausibilità, istruzioni di lavoro interne, formazione regolare)? c) Prendete nota di tali misure di garanzia della qualità? d) Controllate regolarmente l’efficacia delle misure di garanzia della qualità adottate? e) Quali risorse impiegate per la classificazione tariffaria (per es. banca dati dei dati principali sulle merci)?…”.
  • QAV come indicato dagli orientamenti AEO a pag.151 “…Per la domanda [del quesito 1.3.2] e), indicare anche se ci si avvale di informazioni tariffarie vincolanti (ITV)…”.
  1. Il processo di gestione dell’origine (preferenziale e non preferenziale):
  • QAV nel quesito 1.3.2 per cui: “…a) Fornire una panoramica sull’origine preferenziale o non preferenziale delle merci importate. b) Quali misure interne sono state attuate per verificare che il paese d’origine delle merci importate sia stato dichiarato correttamente? c) Descrivere il metodo utilizzato per il rilascio della prova delle preferenze e dei certificati d’origine per l’esportazione…”.
  • 3.5 del QAV “…Commercializzate prodotti soggetti a dazi antidumping o a dazi compensativi? Sì/No. Se sì, fornire informazioni sul o sui fabbricanti o sui paesi al di fuori dell’UE le cui merci sono soggette ai dazi di cui sopra…”.
  1. Il processo del valore:
  • Il quesito 1.3.3 del QAV prevede che: “…a) In che modo e da chi viene stabilito il valore in dogana? b) Quali misure di garanzia della qualità adottate per garantire la corretta determinazione del valore in dogana (per es. controlli, controlli di plausibilità, istruzioni di lavoro interne, formazione regolare, altri mezzi)? d) Controllate regolarmente l’efficacia delle misure di garanzia della qualità adottate? c) Prendete nota di tali misure di garanzia della qualità?…”

Un altro aspetto importante è la valutazione delle autorizzazioni doganali (regimi speciali) con specifica attenzione verso i loro disciplinari e l’implementazione nella struttura aziendale delle prescrizioni ed obbligazioni.

Da questa linea guida discende che:

  1. Il disciplinare e le sue prescrizioni dovrebbero essere conosciuti da chi è coinvolto nel processo produttivo;
  2. Le dichiarazioni doganali devono riflettere la destinazione ai regimi speciali fornita dal dichiarante;
  3. Le procedure interne devono rispettare e rappresentare l’attuazione dei disciplinari e l’applicazione della normativa doganale.

Chiaramente queste considerazioni si concentrano soprattutto sull’AEO C (Semplificazioni doganali) il quale dovrebbe essere, in futuro, superato dallo schema del trust and check trader.