AEO: riferimenti normativi dell’obbligo di controllo operazioni doganali

Il QAV (questionario di autovalutazione per l’ottenimento dell’AEO) nel proprio punto 3.2 richiede quanto segue: “Che tipo di sistema informatico utilizzate (hardware/software) per l’azienda in generale e per le questioni doganali in particolare? Questi due sistemi sono integrati? Fornire informazioni sui seguenti aspetti: – separazione delle funzioni tra sviluppo, prova e funzionamento – separazione delle funzioni tra gli utenti – controlli d’accesso (quali/a chi) – tracciabilità tra sistema aziendale e sistema dichiarativo”.

Il suddetto requisito del QAV si basa sui riferimenti normativi che, di seguito, si indicano.

In primo luogo l’articolo 39 lettera b) del regolamento UE del Parlamento e del Consiglio del 9 ottobre 2013 che istituisce il codice doganale dell’Unione per cui: “I criteri per la concessione dello status di operatore economico autorizzato sono i seguenti:….b) dimostrazione, da parte del richiedente, di un alto livello di controllo sulle sue operazioni e sul flusso di merci, mediante un sistema di gestione delle scritture commerciali e, se del caso, di quelle relative ai trasporti, che consenta adeguati controlli doganali;..”.

Viene, poi, l’articolo 25 del regolamento di esecuzione (UE) 2015/2447 della Commissione, del 24 novembre 2015, recante modalità di applicazione di talune disposizioni del regolamento (UE) n. 952/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce il codice doganale dell’Unione, che prevede i criteri per la gestione delle scritture commerciali e relative ai trasporti.

In particolare, quest’ultima norma prevede che il richiedente l’AEO deve:

1. tenere un sistema contabile compatibile con i principi contabili generalmente accettati applicati nello Stato membro in cui è tenuta la contabilità, consente i controlli doganali mediante audit e conserva una documentazione cronologica dei dati che fornisce una pista di controllo dal momento dell’entrata dei dati nel fascicolo;
2. tenere le scritture tenute dal richiedente a fini doganali sono integrate nel suo sistema contabile o consentono controlli incrociati di informazioni con tale sistema;
3. tenere il richiedente consente all’autorità doganale l’accesso fisico ai suoi sistemi contabili e, se del caso, alle sue scritture commerciali e relative ai trasporti;
4. tenere il richiedente consente all’autorità doganale l’accesso elettronico ai suoi sistemi contabili e, se del caso, alle sue scritture commerciali e relative ai trasporti se tali sistemi o scritture sono conservati su supporto elettronico;
5. tenere il richiedente dispone di un sistema logistico che identifica una merce come unionale o non unionale e indica, se del caso, la sua ubicazione;
6. predisporre un’organizzazione amministrativa che corrisponde al tipo e alla dimensione dell’impresa e che è adatta alla gestione dei flussi di merci, e di un sistema di controllo interno che consente di prevenire, individuare e correggere gli errori e di prevenire e individuare le transazioni illegali o fraudolente;
7. , ove possibile, di procedure soddisfacenti che consentono di gestire le licenze e le autorizzazioni concesse conformemente alle misure di politica commerciale o connesse agli scambi di prodotti agricoli;
8. disporre di procedure soddisfacenti di archiviazione delle proprie scritture e informazioni e di protezione contro la perdita dei dati;
9. provvedere affinché i dipendenti responsabili abbiano l’istruzione di informare le autorità doganali ogniqualvolta incontrano difficoltà nell’ottemperare alle norme doganali e stabilisce procedure per informare le autorità doganali di tali difficoltà;
10. disporre di misure di sicurezza adeguate al fine di proteggere il proprio sistema informatico contro qualsiasi manipolazione non autorizzata e tutelare la propria documentazione;
11. disporre, ove applicabile, procedure soddisfacenti per la gestione delle licenze di importazione e di esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni, comprese misure per distinguere le merci soggette a divieti o restrizioni dalle altre merci e misure per garantire il rispetto di tali divieti e restrizioni.

Infine, altro riferimento è la normativa ISO 9001:2015, sezione 6